Mnogokrat sem v svojem delu naletela na naslednjo situacijo: vodja skupine ali manjšega podjetja je modroval, da se bodo zdaj lotili dela po principih projektnega vodenja in bo delo samo od sebe steklo bolje. Vsa skupina bo šla na tečaj ali delavnico, naučili se bodo projektnega dela in prihodnost je pod nadzorom. Pa je res? Nikakor ne!

Projektno vodenje in projektna organizacija dela ni nikakršna čarobna paličica, ki bi ohlapno skupino brez natančno določenih ciljev in načina komunikacije navzven in navznoter spremenilo v utečen tekoči trak za izvedbo projektov. To velja tako za tehnološke projekte, kot za vse druge. Pravzaprav pomeni projektno vodenje največjo spremembo za tiste, ki projekt vodijo in od njih tudi največ zahteva. Vendar tu ni velike znanosti: razen skrbnega načrtovanja in upoštevanje vseh pogojev, ki jih postavlja okolje, zahteva namreč tudi veliko discipline pri spremljanju teka projekta in predvsem stalno prilagajanje spremembam.

Tokrat ne bom opisovala faz življenjskega cikla projekta in se ukvarjala s procesnim vidikom tega dela. Poglejmo si raje, kateri so najpomembnejši načelni premisleki, ki se jim naj posveti projektni vodja, ki se loteva novega projekta, če hoče, da projekt res uspe.

Kdo podpira projekt

V naravi projektov je, da se stalno spreminjajo in v naravi ljudi, ki projekt izvajajo je, da ne marajo sprememb. Pomembno je torej, da vsi sodelujoči razumejo razloge za spremembe. V toku projekta bo tem manj nepotrebnih in nepojasnjenih sprememb, kolikor bolj bomo povezani z višjim vodstvom, ki bo projekt podpiralo in obratno. Poskrbimo za čimbolj direktno povezavo z višjim vodstvom in si poiščimo podpornika, ki si bo enako močno kot mi sami želel, da projekt uspe. Vendar se v tej povezavi se skriva tudi past: ne smemo si dovoliti, da naš podpornik direktno posega v notranjo organizacijo projekta in vpliva na izvedbo samih projektnih aktivnosti. S tem nam lahko poruši naš načrt dela in spodkoplje avtoriteto. Pogosto se to dogaja v manjših organizacijah, kjer se tako si poznajo in morda sodelujejo na drugih projektih ali področjih.

Vključite uporabnike

Pogosto se zgodi, da nam med načrtovanjem zmanjka časa in potrpljenja za uporabnika. Mislimo, da »tako vemo, kaj hoče« ali da »uporabniki ali naročniki sami ne vedo, kaj potrebujejo«. V tej fazi se skriva velika nevarnost za končni neuspeh ali tisti grenki občutek, ko se nam zdi, da smo naredili vse, kar je bilo potrebno, uporabnik pa ni prav zadovoljen.

Projekt ni namenjen sam sebi - ima cilj, ki je vezan na kvaliteto izvedenih del in zadovoljstvo uporabnika. V vsaki fazi je treba preverjati mnenje uporabnikov ali naročnikov, ne glede na to, ali so to naše notranje ali zunanje stranke. Pozorni bodite tudi na to, da ste res govorili z vsemi različnimi uporabniki, ne le s tistimi, s katerimi se najbolje razumete ali najlažje pogovarjate. Čas, ki ga porabimo za kvalitetno komunikacijo z uporabniki, je dobro in dolgoročno naložen. Izognili se bomo jalovemu delu in mnogo lažje definirali obseg dela. Naše možnosti za nadaljevanje tega projekta ali nov projekt bodo mnogo večje.

Čimbolj natančno določite obseg dela

Pogosto se zgodi, da je projekt neuspešen, ker kar nima konca. Zahteve se širijo in lezejo v nedogled, ne moremo pa zaključiti projekta. Kar smo z veliki entuziazmom začeli, nikakor ne moremo končati v tako bleščeči luči.

Temu se izognemo z natančnim definiranjem ciljev, obsega in zahtev. Vse skrbno in razumljivo zapišimo, predstavimo vsem podpornikom, partnerjem in uporabnikom. Preverimo, če je razumevanje dokumentov pri vseh enako in se trdno držimo dogovorjenega obsega. Spremembe so seveda dovoljene, saj je taka narava projektnega dela, vendar morajo biti upravičene in dokumentirane tako, da jih vsi razumejo in podpirajo.

Upravljajte pričakovanja

Pogosto so pričakovanja do novega projekta napihnjena in marsikdo pričakuje malodane čudežno spremembo. To velja še posebej za tehnološke projekte. Naloga projektnega vodje je upravljanje s pričakovanji. Skrbeti mora za to, da so pričakovanja v skladu z realnostjo, torej kar naprej predstavljati cilje projekta na vseh nivojih.

Dobra pot za to je delitev projekta na vmesne cilje ali faze. V tem primeru je komunikacija jasnejša in cilje lahko jasneje predstavimo. Pri napovedovanju pa je vsekakor bolje, da se držimo načela o kuhanju žabe: če vržemo žabo v krop, skoči ven, če pa vodo počasi grejemo, se na toploto navadi, dokler ni prepozno. Tudi s predstavljanjem morebitnih težav v projektu ne odlašajmo predolgo.

Ali se prav razumemo?

Žargon je lahko trd oreh v določenih skupinah. Kar pomislimo na jezik IT profesionalcev in kako težko se včasih pogovarjajo z ljudmi iz drugih skupin. Zelo nevarno je, kadar pripadniki različnih skupin mislijo, da se razumejo, pa vsak govori o drugi stvari ali rešitvi.

Naloga projektnega vodje je v tem primeru kočljiva. Poskrbeti mora za to, da se vsi, vključeni v projekt počutijo razumljene in da jih drugi tudi v resnici razumejo. Zapis dokumentov mora biti dovolj natančen in enoumen, da ne pride do nesporazumov. Komunikacija je tako največji del in notranja odgovornost projektnega vodje, ki jo mora izvajati zelo zavestno in skrbno.

Kaj pa je čarobna paličica?

Začeli smo s trditvijo, da projektno vodenje ni čarobna paličica. Projektnega vodenja se je treba lotiti zavestno in se ga učiti. Žal pogosto tudi na napakah. Na srečo projektno vodenje temelji na osnovnih pravilih, ki jih vsi lahko razumemo in jih pogosto nezavedno uporabljamo v vsakdanjem življenju. Razen tehnološkega znanja in razumevanja procesov, potrebujemo še določeno mero discipline in veliko volje do komunikacije.

Dodatno magijo pa lahko ustvari le pozitivno mišljenje in zaupanje v uspeh projekta. Večkrat je že dokazano, da ljudje, torej tudi projektne skupine, delujejo tako, kot on njih pričakujemo. Če torej verjamemo v cilje projekta, smo prepričani, da bomo ustvarili nekaj dobrega za vse, ki so v projekt vključeni, se potrudimo, da svoje delo kar najbolje opravimo. Pri vsakem opravilu, na vsakem sestanku, v vsakem dokumentu pokažimo, kaj je naš cilj, pričakujemo od partnerjev in sodelavcev, jih pri delu vzpodbujajmo in pohvalimo, če je dobro opravljeno.

Vendar ne pretiravajmo: prevelika, celo nerealna pričakovanja se lahko obrnejo v svoje nasprotje. Zavrejo voljo do dela in demotivirajo člane projekte skupine, uporabnikom ali naročnikom in višjemu vodstvu pa rišejo pravljične svetove, ki so jih že zdavnaj prerasli.

Mag. Tanja Kocjan Stjepanovič