Naloge projektnega vodje

Projekt ni pravi projekt, če nima vodje. In katere so vodjine naloge? »Vodja mora izpolniti cilje projekta po sprejetem načrtu s predvidenimi viri«, boste rekli. To je zelo načelen odgovor, ki daje le slutiti pomen in kompleksnost dela projektnega vodje. V vsakem trenutku moramo ohraniti misel na to, ZAKAJ smo se lotili projekta in KAJ hočemo doseči (kvalitativne in kvantitativne cilje) in izpeljati funkcionalni del poslovnega plana, ki pokriva »moj«.

Delo projektnega vodje lahko v grobem razdelimo v dva dela - upravljanje aktivnosti (zagotavljanje, da je delo res in dobro narejeno) in upravljanje projektnega okolja.

Na izvajanje projektnih aktivnosti lahko in mora aktivno vplivati. Upravljanje projektnih aktivnosti zajema:

• načrtovanje,
• organiziranje,
• vodenje,
• nadzor,
• koordinacijo aktivnosti.

Upravljanje projektnega okolja je seveda drugačno od izvajanja samega projekta. In kaj je projektno okolje? Vse tisto, kar lahko vpliva na rezultate projekta in ni odvisno od samega projektnega teama: stranke, višje vodstvo, institucije, zakonodaja in predpisi, zunanji partnerji in konkurenca. Upravljanje tega okolja poteka s pomočjo dvosmerne komunikacije in sodelovanja v delovnih telesih, kjer lahko projektni vodja predstavi situacijo na projektu, predstavi ali zagovarja svoja stališča. To je pomembno dolgoročno delovanje vodje, ki bi se mu marsikdo rad izognil, sploh, če imam večje nagnjenje do tehnologije, kot do politike.

Če se osredotočimo le na upravljanje aktivnosti, potem si mora projektni vodja svoj delovni čas razdeliti med upravljavske in operativne naloge. V tej delitvi pogosto tiči past, v katero se novi projektni vodje hitro ujamejo: radi se spustijo v tehnično operativno delo, ki ga zelo dobro obvladajo in zanemarijo upravljavske vidike.

Svoj najkvalitetnejši čas moramo vsekakor posvetiti načrtovanju. Stara modrost (Sun Cu) pravi: »Zmaga tisti, ki je pri načrtovanju upošteval vse okoliščine«. Z organiziranjem in vodenjem aktivnosti dosežemo, da se plani dejansko izvajajo. Koordinacija morebitnih zunanjih in notranjih partnerjev prinese usklajenost z načrtovanimi aktivnostmi oziroma prilagoditev načrtov. Nadzor vseh aktivnosti pa nam daje odgovor na stalno vprašanje: »Ali gre delo po načrtu?«

Vse vodjeve odločitve se vrtijo okrog dela, denarja in ljudi. »Kako lahko najbolj učinkovito organiziram delo, da bomo najbolje izrabili razpoložljive vire? Kako z najbolj ekonomično rabo virov optimalno izrabim investicijo? Kako bi uporabil/a vodstvene tehnike, da bi bili ljudje učinkoviti in zadovoljni?« Stalno analiziramo najpomembnejše točke procesa izvedbe, neuporabne rezultate, posebej drage operacije, kakovost oziroma nekakovost.... Na podlagi teh analiz, ki so lahko čisto neformalne in interne skušamo izpeljati izboljšave in dodatne ukrepe.

O načrtovanju sem že govorila v prejšnji številki, naj še enkrat poudarim le to , na kar pogosto pozabimo: ne moremo načrtovati, kaj se bo zgodilo, temveč le to, kar mi mislimo, da se bo zgodilo. Zato moramo plan nenehno prilagajati dejanski situaciji in ga vedno dopolnjevati. To velja za vse sestavine projektnega plana - tehnični del, finančni del, urnik, nadzor tveganj in obvladovanje sprememb.

Znanje, ki bi ga moral imeti projektni vodja lahko razdelimo na štiri skupine. Pa si poglejmo.

Organizacijsko in upravljavsko

Obvladati moramo planiranje, organizacijo delovnih skupin, upravljanje nalog in reševanje problemov.

Tehnično

Potrebujemo vsaj poznavanje oz. razumevanje tehnik in pristopov, ki jih uporabljajo sodelavci v tehničnem delu projekta. Če je projektni vodja član izvedbenega teama, to seveda ne bo problem, lahko pa je obremenjujoče, če vodja nima dovolj tehnične avtoritete ali vsiljuje svoje mnenje.

Delo z ljudmi

Pozitivna naravnanost in vzpodbujanje motiviranosti sodelavcev je zelo pomembna za občutje in delovanje skupine. Smiselno delegiranje in dobro definiranje pravil sodelovanja mora že v začetku projekta poskrbeti za ustvarjalno klimo. Projektni vodja mora biti vešč pogajanj in predstavitve svojega dela in ciljev vse skupine.

Administrativno delo

Nazadnje ga opisujem, a to ne pomeni, da je najmanj pomembno. Dobro administrativno delo prinaša red in stabilnost v projekt. Administracija pri našem delu pomeni, da sledimo projektnim, finančnim, pravnim in pogodbenim postopkom. Ob tem pa pomislimo tudi na to, kak bi ga izboljšali

Seveda nihče ne začne svojega dela kot projektni vodja z vsemi temi znanji in sposobnostmi. Prav pa je, da se jih zaveda, razmisli o svojih obstoječih znanjih, jih poskusi nadgraditi z dodatnim izobraževanjem, kasneje pa uporabi v projektu. Delo projektnega vodje je torej tudi nenehno izobraževanje.

Najpomembnejši dejavniki v vseh zgoraj naštetih štirih skupinah so ljudje. Projektni vodja mora torej kar naprej komunicirati na vse načine, ki jih ponuja tehnologija in so mu osebno blizu, delegirati, nadzirati, upravljati s časom sodelavcev, ocenjevati njihovo delo, pomagati postavljati njihove osebne cilje, skušati vplivati na to, da bodo v svojem delu zadovoljni. To velja za ljudi znotraj in v okolici projekta. Pri ljudeh, ki niso direktno člani projektne skupine deluje kot razlagalec stanja projekta, podjetnik, ki ponuja rešitve ali pogajalec, medtem ko pri »svojih« ljudeh deluje kot vodja, motivator, promotor.

Znotraj projekta ima vodja precej sorazmerno kratkotrajnih aktivnosti:

• definiranje prioritet,
• prepoznavanje in reševanje konfliktov,
• pripravljanje alternativnih rešitev,
• upravljanje sprememb,
• oblikovanje zahtev po znanju,
• spremljanje in dodeljevanje dela,
• definiranje potreb po dodatnih virih,
• prepoznavanje in nagrajevanje posebnih dosežkov,
• skrb za ustrezno vidljivost in promocijo rezultatov,
• skrb za ustrezno poročanje,
• pripravljanje operativnih načrtov,
• zagotavljanje, da bodo tehnični problemi projekta rešeni,
• skrb za tehnično kakovost,
• spremljanje porabo finančnih sredstev,
• zagotoviti, da bodo rezultati pravočasno dostavljeni,
• poskrbeti, da teče sodelovanje z zunanjimi sodelavci neovirano in po načrtu.

Kar precej je tega, kajne? Eden izmed pogojev, da lahko vse te aktivnosti res izvedemo, je ta, da imamo na razpolago dovolj informacij o projektu. Način zbiranja teh informacij je odvisen od tega, kakšno politiko imamo v organizaciji, kakšen je projekt in seveda osebnega pristopa vodje. Lahko redno hodi po projektni organizaciji in se pogovarja s sodelavci, lahko zahteva redna poročila v kakršnikoli papirni ali elektronski obliki, lahko telefonira ali redno obiskuje oddaljenejše dele organizacije V vsakem primeru pa mora imeti redne sestanke: statusne, tehnične in upravljavske. Že ime sestankov pove, kakšna je njihova vsebina.

Statusni se posvečajo stanju na projektu, saj na njih poskrbimo za redne projektne aktivnosti. Poskrbimo, da bodo dobro pripravljeni in ne bodo trajali predolgo. Tehnični sestanki rešujejo tehnološke probleme in preverjajo ponujene rešitve. Teh sestankov je bolj ohlapen in dopušča več priložnosti za debato in predstavitev različnih pogledov in mnenj. Vsekakor pa se moramo nanje pripraviti vsi, ki smo prisotni, da ne bomo po nepotrebnem izgubljali časa na sestanku. Na upravljavskih sestankih se ukvarjamo s stanjem na projektu z višjega nivoja, pregledujemo morebitne težave z urnikom, proračunom in planiramo prihodnost.

Projektni vodja pa mora opravljati tudi svoje redno »pisarniško« delo: priprava tedenskih in ostalih periodičnih poročil, poročil za stranke, dnevno korespondenco in študij.

Naloga projektnega vodje, o kateri še nisem izrecno povedala ničesar, a je implicitno vključena v vse delo je upravljanje povratnih pričakovanj.

Stranki moramo korektno predstaviti trenutno stanje na projektu, pričakovanja, skupaj napišemo jasne zahteve, predstavimo realističen urnik in zgradimo odnos, ki temelji na zaupanju in spoštovanju. Poskrbimo, da višje vodstvo pozna rezultate in točne informacije, predstavimo nove rešitve ali alternative, če je projekt zašel v slepo ulico, poskrbimo, da ni neprijetnih presenečenj, medtem ko predstavljamo pričakovanja, konflikte z viri, srednjeročne in dolgoročne cilje. Svojemu teamu moramo ponuditi usmeritve, vodenje, kredibilnost in prepoznavanje dobrih rezultatov, team pa nam vrača s kakovostnim delom, izvedbo v dogovorjenem času, pripadnostjo in složnim delom.

Vse to lahko projektni vodja doseže tako, da kombinira več različnih vrst delovanja in uporabe moči: formalno, z grožnjo, z nagovarjanjem ali kaznovanjem, z znanjem ali močjo osebnosti Uporaba in kombinacija moči je seveda močno odvisna od stila vodenja in same osebnost vodje. Najučinkovitejši smo, če dosežemo vodenje z vplivom, kjer ni potrebno obremenjevati delovne atmosfere z direktivami in ukazi. To je še posebej primerno za tehnološko specializirane organizacije, kjer so vsi člani projektnega teama zreli in strokovni ljudje.

Prava moč vodje izhaja iz sposobnosti vodje, da sodelavce vzpodbudi k samostojnemu in kvalitetnemu uresničevanju nalog. To pa seveda ni sposobnost ali znanje, ki bi si ga lahko pridobili čez noč ali v zelo kratkem času. Potrebne so izkušnje, ki si jih pridobimo le z delom, za to se nikar ne ustrašite vseh obveznosti, ki ste jih dobili kot projektni vodje.

Dobili ste priložnost, da ustvarite nekaj novega, povežete skupino ali več skupin ljudi v delu za skupni cilj in se sami razvijete.

Mag. Tanja Kocjan Stjepanovič