Članki

Mnogokrat sem v svojem delu naletela na naslednjo situacijo: vodja skupine ali manjšega podjetja je modroval, da se bodo zdaj lotili dela po principih projektnega vodenja in bo delo samo od sebe steklo bolje. Vsa skupina bo šla na tečaj ali delavnico, naučili se bodo projektnega dela in prihodnost je pod nadzorom. Pa je res? Nikakor ne!

V Sloveniji je mnogo organizacij, ki so zelo uspešne pri formaliziranem izvajanju in nadzoru projektov. Ne glede na to, kaj je bil povod za to, da so se lotili takega načina dela, so dokazali, da je tako delo smiselno in učinkovito. Pravzaprav velikih projektov brez formalizacije sploh ne moremo uspešno izpeljati. Uspešno pomeni, da dosežemo zastavljene cilje v določenih rokih z določenimi sredstvi.

Planiranje je proces, kjer določimo predvideno količino virov, ki jih bomo potrebovali, da zaključimo projekt. Potrebe, ki smo jih postavili na začetku projekta spremenimo v kolikor se le da natančne specifikacije. Rezultat planiranja - plan- nam bo pomagal, da bomo spremljali in kontrolirali razvoj projekta, seveda pa ga bomo morali še mnogokrat prilagoditi in spremeniti...

Katere so naloge projektnega vodje? »Vodja mora izpolniti cilje projekta po sprejetem načrtu s predvidenimi viri«, boste rekli. To je zelo načelen odgovor, ki daje le slutiti pomen in kompleksnost dela projektnega vodje. V vsakem trenutku moramo ohraniti misel na to, ZAKAJ smo se lotili projekta, KAJ hočemo doseči in izpeljati funkcionalni del poslovnega plana.

Pa si poglejmo, kako bomo zagotovili, da bo projekt res tekel po dogovorjenem in potrjenem planu. Do sedaj ste s svojo projektno skupino premišljevali, kakšni so cilji projekta, tehtali, če je smiseln in izvedljiv, skrbno načrtovali vse aktivnost, jih povezali v mreže, ocenili njihovo trajanje, postavili mejnike, pripisali aktivnostim najprimernejše izvajalce, ki si jih lahko privoščite, razmislili o morebitnih tveganjih in kako se jim boste izognili.

Po mesecih skrbnega vodenja in spremljanja projekta, se bliža zaključek. Temperatura se dviga.... Vsak dan si vzamemo četrt ure za pregled stanja na projektu z glavnimi nosilci posameznih sklopov aktivnost. Statusni sestanki so kratki in operativni. Zaključujemo še zadnje aktivnosti, ki smo jih načrtovali v projektnem planu, popravljamo napake, ki so se vrinile v naše delo. Opravljamo zaključna testiranja in verificiramo še zadnje popravke.

Kjerkoli sem se pogovarjala o projektnem vodenju, vsi so mi zatrjevali, da so drugačni kot drugi. Nimajo časa, da bi na dolgo načrtovali, nimajo ljudi, ki bi se posvetili projektnemu delu, okolje je bolj nestabilno, kot drugje, vodstvo nima razumevanja za postopke, pritiskajo le na rezultate, nimajo časa in podobno...

Uspešne projekte izvajajo uspešne projektne skupine. Zelo enostavna, a resnična trditev. Pogosto je delo projektne vodje tudi ustvarjanje uspešne, torej usklajene in dobro delujoče skupine. Sodelavcev v projektu si običajno ne izbiramo po tem, kako dobro se razumejo, temveč po tem, kakšna so njihova znanja in sposobnosti in ali so na razpolago v času trajanja projekta. Torej ne dobimo projektne skupine, ampak jo ustvarjamo.