Great is the art of beginning, but greater is the art of ending.

(Lazurus Long v knjigi Roberta A. Heinleina)

Po mesecih skrbnega vodenja in spremljanja projekta, se bliža zaključek. Temperatura se dviga.... Vsak dan si vzamemo četrt ure za pregled stanja na projektu z glavnimi nosilci posameznih sklopov aktivnost. Statusni sestanki so kratki in operativni. Zaključujemo še zadnje aktivnosti, ki smo jih načrtovali v projektnem planu, popravljamo napake, ki so se vrinile v naše delo. Opravljamo zaključna testiranja in verificiramo še zadnje popravke. Preverjamo projektno dokumentacijo: smo naredili vse, kar smo predvideli, je stranka zadovoljna, se projekt vključuje v okolje tako, kot smo načrtovali...Veliko je drobnih vprašanj in kontrol, ki jih je treba opraviti.

Zaključek projekta je preveč pomemben za vso organizacijo, ne le za projektno skupino, da bi se ga lotili brez smiselnega načrta in potrebnih kontrolnih seznamov. Tu se nam spet pokažejo čari in prednosti načrtovanega in skrbnega projektnega vodenja.

Najpomembnejši cilj projekta je seveda produkt, izdelek oziroma rešitev, ki je bila cilj našega dela. Le-tega moramo izdelati in predati po specifikacijah in v takšni kakovosti, za katero smo se dogovorili z naročnikom. Ob tem pa smo v projektu ustvarili mnogo opisov, informacij, podatkov in postavili mehanizem za spremljanje sprememb (saj veste: Edina stalnica....). Tudi te moramo smiselno in formalno zaključiti. V toku projekta smo zbrali veliko informacij, ki jih sedaj shranjujemo v dokaz našemu delu in za uporabo v naslednjih projektih. Pripraviti moramo končno oceno izdelka, končno oceno samega projekta in poskrbeti za nadaljnje delo.

Končna ocena in predaja izdelka

Vse aktivnosti projekta bi morale biti v tem času že zaključene. Izdelek oziroma storitev moramo predati naročniku, od katerega pričakujemo, da bo produkt sprejel in potrdil, da so njegova pričakovanja izpolnjena. Pred tem se sestanimo s člani svoje projektne skupine in preglejmo vse cilje, ki smo si jih zastavili in zapisali v projektnem planu. Če smo jih dosegli, je to krasno, če jih nismo, imamo za to prav gotovo tehten razlog in ga formulirajmo tako, da ga bodo vsi podporniki projekta razumeli. Bodimo kar najbolj precizni in pošteni pri opisu neizpolnjenih ciljev. Če obstaja kak način, da jih izpolnimo v nadaljevanju ali v kakšni drugi obliki, tudi to zapišimo. Rezultat sestanka s člani projektne skupine je lahko potrjen zaključek projekta, lahko pa podaljšanje ali prilagoditev vzdrževalnega dela. Dobro prisluhnimo vsem argumentom in pomislekom, obenem pa se potrudimo za čimbolj pozitiven kontakt s skupino. Tisti, ki so delali na projektu, pripravljali in preizkušali produkt gotovo vedo, o čem govorijo. Izsiljena ali prisiljena odločitev nikomur ne pomaga.

Ob predaji izdelka ali storitve pripravimo sestanek z uporabniki in jih prosimo za oceno. Najbolje je, če jim pomagamo z vprašalnikom. Lahko se zgodi, da uporabniki ne bodo zadovoljni s kakovostjo ali funkcionalnostjo izdelka. Na to moramo biti pripravljeni s stvarnimi informacijami, ki smo jih zbrali že pred sestankom. Razmislimo tudi o mogočih scenarijih, ki jim lahko ponudimo v primeru, da uporabnik ni zadovoljen z izdelkom. V vsakem primeru pa predstavimo načrt vzdrževanja. Morda lahko kakšne pomanjkljivosti odpravimo še v fazi vzdrževanja.

Predaja projektnih rezultatov pa je le ena izmed faz zaključka projekta. Poglejmo si še druge.

Zaključek projekta

Namen tega dela je zaključek vsega preostalega projektnega dela, da bi lahko res »zaprli« projekt. Preverimo vse projektne procedure in zapise aktivnosti. Če so res opravljene, zaprimo baze in datoteke, sicer poskrbimo, da bodo dokončane. Posebej skrbno preverimo, če niso ostale nedokončane kakršnekoli aktivnosti v zvezi s končnim izdelkom. Če je smiselno, prenesimo zapise o nedokončanih aktivnostih in nerešenih problemih v vzdrževanje. Tudi tukaj velja, da lahko začnemo nov projekt, če je teh odprtih problemov in aktivnosti zelo veliko in se projektni partnerji s tem strinjajo.

Vse aktivnosti v zvezi z zaključkom projekta zapišimo v dokument, ki ga predstavimo vsem podpornikom projekta na primeren način. Najbolje je, da pripravimo en sestanek za člane svoje projektne skupine in potem še sestanek za podpornike projekta in naročnike.

Na sestanek se dobro pripravimo. Premislimo, koga bomo povabili, da bo sestanek dosegel svoj namen. Povabljenim pravi čas pošljimo materiale, da si bodo lahko pred sestankom ustvarili svoje mnenje.

Aktivnosti ob zaključku projekta v naši organizaciji

Poskrbimo, da bodo o zaključku projekta obveščeni vsi, ki jih to zanima iz organizacijskega vidika. Morda čakajo na to, da se bodo sprostili strokovnjaki, ki so nam pomagali, morda na opremo. Lahko je rezultat našega projekta vhodni pogoj za njihov projekt. Gotovo pa je mnogim zanimiva in uporabna zaključena dokumentacija projekta in informacije o poteku projekta in znanjih, ki smo jih iz potega projekta pridobili in objavili.

Informacije, ki jih pripravimo za zaključek projekta naj vsebujejo naslednje dokumente:

• Zaključno poročilo o projektu, ki mu priložimo vse dokumente projektnega plana, kot smo jih zastavili na začetku projekta in sproti dopolnjevali med tekom projekta:
  • definicijo projekta,
  • organizacijsko shemo,
  • raba virov,
  • urnik projekta,
  • pregled stroškov,
  • izvedba načrta izogibanja tveganjem,
  • opis procedur in navodil za implementacijo procesov, spisek standardov, metod in orodij, ki jih bomo uporabljali v projektu.
• Opis končnih izdelkov ali storitev, ki smo jih izvedli v okviru projekta.
• Povzetek tega, kar smo se v projektu naučili: dobre in slabe stvari. Zapišimo in predstavimo vse, za kar mislimo, da je smiselno uporabiti v drugih projektih in opišimo postopke, ki niso dobri ali učinkoviti. Pri tem poskusimo ločiti tehnični, vsebinski del in postopke dela, komunikacije in vodenja v projektu.

• Posebej zberimo povratne informacije od uporabnikov in ocenjevalcev.
• Poročila smiselno opremimo in arhiviramo, da bodo v pomoč in na razpolago tudi drugim projektnim vodjem v naslednjih projektih.

Še ni konec....

Pogosto nas mika, da bi projekt zaključili po bližnjici. Sestali smo se z odgovornimi pri naročnikih, podpisan imamo predajni zapisnik, izvedli smo nujni pregled zaključnih dokumentov in pripravili opis dobrih praks. Kaj pa končni uporabniki? So ti res zadovoljni s prejetim? Če niso, je imelo naše delo pravi smisel?

Ni dovolj, da le predamo izdelek in navodila za uporabo, ki smo jih pripravili že pred zaključkom projekta. Vključimo tudi razumevanje delovanja izdelka, ki bo poskrbel za to, da bodo tisti, ki res uporabljajo izdelek bolje sprejeli njegove funkcionalnosti in se ob delu lažje sami odločali. Tako bomo vzpostavili dolgoročen stik z uporabniki, ki bo morda prinesel še kakšne projekte v prihodnosti.

Z učinkovitim vzdrževanjem izdelka nadaljujmo tudi po zaključku projekta. Uporabniki bodo začutili, da se res trudimo, da bi rešili njihove probleme. To je bil tako glavni cilj našega projekta, kajne.

Če kljub zaključku projekta ohranimo stike s podporniki projekta, bomo ohranili dober občutek o projektu pri njih in pri sebi.

Dobro je, da preden odpeljemo projektno skupino na zasluženo zabavo ob zaključku projekta pregledamo naslednji kontrolni seznam:

Smo dosegli vse cilje projekta?

So naročniki/stranke zadovoljni s projektom?

Smo pripravili vse aktivnosti in dogovore, ko bodo veljali po zaključku projekta?

Kateri so glavni pomisleki, ki so še ostali?

Kaj smo se iz projekta naučili?

Če bi začeli še enkrat znova, kaj bi naredili drugače?

Imate občutek, da je bila rešitev cenovno učinkovita?

Kdaj bo smiselno izboljšati in nadgraditi izvedeno rešitev?

Če lahko na vsa vprašanja odgovorimo pritrdilno oziroma s pozitivnimi načrti ali komentarji, sem prepričana, da se bomo v družbi projektnih kolegov, s katerimi smo preživeli izzive vsega projekta sproščeno in zasluženo zabavali.

Kmalu pa bomo začeli razmišljati o novem projektu...

Mag. Tanja Kocjan Stjepanovič