V Sloveniji je mnogo organizacij, ki so zelo uspešne pri formaliziranem izvajanju in nadzoru projektov. Ne glede na to, kaj je bil povod za to, da so se lotili takega načina dela, so dokazali, da je tako delo smiselno in učinkovito. Pravzaprav velikih projektov brez formalizacije sploh ne moremo uspešno izpeljati. Uspešno pomeni, da dosežemo zastavljene cilje v določenih rokih z določenimi sredstvi.

Občutek pa imam, da je še več podjetij, ki se projektnega vodenja loteva prav zdaj. V določeni fazi razvoja namreč vsako podjetje ali skupina preraste fazo obrtniškega delovanja, hackerstva in prijateljskega sodelovanja, ali zgolj izpolnjevanja navodil okolja in institucij.

Sodelavci in odgovorni ugotovijo, da bi se morali lotiti dela projektno. Organizacija je torej z vidika projektnega vodenja dozorela in si obeta iz takšnega načina dela napredek in večjo učinkovitost.

Že poplava komercialnih programov, ki ponujajo pomoč za vodenje, predvsem pa spremljanje projektov, kaže ne to, da je področje zelo aktualno. Kar vtipkajte v Googlu »project management software« in zasulo vas bo na tisoče spletnih strani, ki ponujajo po svojih besedah najučinkovitejše rešitve.

Vendar pozor, to so le orodja ali okviri, ki nam pomagajo pri administrativnih opravilih: zbiranju podatkov in poročil, pripravi pregledov, dokumentov, analiz statistik, prikazov, izračunih obremenitev, časovnem razporejanju virov; po določenih algoritmih skušajo optimalno razporediti naloge in izvajalce. Običajno za osnovo uporabijo kakšno metodologijo (na primer: BPM, Chestra, IDEAL, PRINCE 2, Prodigy). Nekatere nam nudijo možnost, da metodologijo postavimo tudi sami.

Mnoga orodja so opremljena z že pripravljenimi predlogami, ki bi jih naj mlad in nadobuden vodja uporabil za svoj prvi projekt. V tem delu pa tiči past, ki nas lahko zavede v slepo sledenje predpisanim korakom.

Vsak projekt je drugačen in vreden tehtnega premisleka. Predloge, ki jih nudijo podporni programi uporabimo predvsem kot kontrolni seznam.

Vse metodologije predstavljajo le formalizacijo procesa zasnove in vodenja projekta, ne morejo pa nadomestiti skrbnega vodstva izkušenega projektnega vodje in usklajene projektne skupine.

Kaj je sploh projekt?

To je prvo vprašanje, ki si ga torej mora projektni vodja postaviti in nanj tudi odgovoriti. Ne bom se šalila, kot včasih na kakšni delavnici, da je zame projekt tudi nakup čevljev. Oglejmo si raje nekaj definicij projekta iz vidika projektnega vodenja: Projekt je časovno omejeno prizadevanje ustvariti enkraten produkt ali storitev (vir: PMBOK 96). Časovno omejen pomeni, da je vsakega projekta enkrat konec, enkraten produkt ali storitev pa pomeni, da se rezultat projekta razlikuje od ostalih rezultatov projektov v organizaciji.

Projekt je nova dejavnost ali sistematičen proces, ki ustvari nov izdelek ali storitev, katerega predaja predstavlja zaključek. Tipično za projekte je, da imajo omejene vire (Max Wideman).

Projekt je enkratna in prehodna dejavnost za dosego novih ciljev, ki vključuje precejšen delež tveganja in negotovosti (JR Turner).

Res je, definicij je še mnogo več, a vse govorijo podobno:

1. Rezultat projekta je nekaj novega - izdelek ali storitev.
2. Viri za izvedbo projekta so omejeni in povezani s tveganjem.
3. Vsak projekt ima svoj konec.

Dobro je, da se spomnimo, kaj pravzaprav pomeni beseda »projekt«, ki smo jo tako samoumevno prevzeli v industrijskih družbah. Latinska beseda »projectum« izhaja iz »projicere«, kar pomeni »vreči naprej«. Pravzaprav je včasih ta beseda pomenila nekaj, ki se zgodi pred nekim drugim dejanjem, torej načrtovanje in ne izvedba.

Smisel besede se je spremenil v po letu 1950, ko so se v ZDA začele razvijati tehnike projektnega vodenja kot rezultat t.i. Krize Sputnik, ko so Sovjeti v vesoljski tekmi prehiteli vase zaverovane Američane.

V tradicionalnem pristopu običajno razlikujemo pet faz v razvoju projekta:

1. začetek projekta,
2. načrtovanje,
3. izvedba,
4. nadzor in
5. zaključek.

Ob začetku projekta se mora vsak projektni vodja skupaj z vsemi podporniki projekta (to so vsi tisti, ki imajo moč, da na projektne aktivnosti in njihove rezultate kakorkoli vplivajo) temeljito razmisliti, kaj so cilji projekta. Naj nam ne bo žal časa za pogovor, analizo, raziskave in dokumentacijo. Zapišimo vse, kar smo se dogovorili in postavili kot cilje. Pri tem naj nam bodo glavno vodilo želje naročnikov, naj bodo zunanji ali notranji, znani ali neznani.

Postaviti moramo čimbolj natančen okvir projekta, zato zapišimo obseg (scope) projekta. Za vsak projekt, torej tudi projekt, ki vključuje informacijsko in komunikacijsko tehnologijo to pomeni, da moramo zapisati in opisati vse cilje in produkte oziroma storitve. Na ta način se bomo izognili kasnejši nekontrolirani rasti obsega projekta (t.i. scope creep) in kar naprej izmikajočemu se zaključku projekta.

Cilji projekta

Pri projektu moramo torej zelo natančno določiti, kaj je produkt (product) oziroma rezultat projekta in kaj cilj (objective) projekta.

Cilj projekta je prednost ali priložnost, ki jo pridobimo s tem, da rezultat projekta postavimo v poslovno okolje.

Ne glede na to, kako oblikujemo in zapišemo naše cilje, jih lahko razdelimo v tri glavne kategorije:

• Bistveni cilji - to so razlogi, da smo se projekta sploh lotili.
• Dodatni cilji - dosežemo jih tako »mimogrede«, a niso razlog, da so smo začeli projekt.
• Cilji, ki jih s tem projektom ne bomo dosegli - dobro je, da v komunikaciji s podporniki in sodelavci tudi te cilje jasno opredelimo. Na primer: implementacija nove programske opreme za nadzor skladišča ne bo zmanjšala stroškov vnosa podatkov, čeprav bi to lahko pričakovali.

Oboje, cilje in rezultate, moramo v prvi fazi projekta dobro opisati.

Cilj projekta je dobro opisan, če iz opisa ugotovimo naslednje:

• kateri vidik dela se bo spremenil,
• kako bomo lahko izmerili spremembo parametra, ki opisuje ta vidik,
• kakšna je trenutna vrednost tega parametra,
• ciljna vrednost parametra, ki ji hočemo doseči in
• kdaj bomo dosegli to vrednost.

Vsaj bistveni cilji projekta morajo biti zapisani na tak način.

Ne zamudimo nobene priložnosti, da bi te cilje predstavili podpornikom projekta in projektni skupini v začetku, pa tudi med potekom projekta.

Za končni uspeh projekta je odločilnega pomena, da se vsa skupina identificira s cilji in da vsi vpleteni zelo dobro razumejo, kateri so produkti in predvsem cilji projekta.

Produkt je tako rekoč fizična zadeva, direkten rezultat našega dela, čeprav je včasih zaradi tehnologije same ne moremo res prijeti v roke. Primer produkta je lahko program, vsebina tečaja ali portal, lahko je torej tudi storitev. Produkt kakšnega drugega projekta je nova stavba, avto, oblačilo, zavarovanje, počitniško potovanj.

Rezultat dela, torej tudi produkt, pa je tudi pripomoček za izvedbo projekta samega.

Primer takšnega produkta je dokumentacija, elaborat, projektni načrt ali poročilo.

Pozorno si zapišimo listo in vsebino vseh produktov, ki jih bomo izdelali v okviru našega projekta. Specifikacija produktov projekta je lahko revidiran opis ciljev, interni ali eksterni zahtevnik, projektni načrt, načrt porabe virov, pregled stroškov, načrt za obvladovanje tveganj, pogodbe, poročila podizvajalcev in ostala projektna dokumentacija. Vse to bomo izdelali med tekom projekta, na začetku le premislimo kaj bomo potrebovali.

Šele ko smo uskladili in določili cilje in produkte projekta, je čas, da izberemo pravi življenjski cikel, formiramo projektno skupino in si zagotovimo ostale vire. Odločimo se tudi za metodologijo in orodja. V tehnološkem svetu poznamo več metodologij, ki jih lahko uporabimo takšne kot so ali si jih delno prilagodimo. Če pa imamo možnosti, lahko metodologijo razvijemo tudi sami. V tem primeru bo gotovo pisana na kožo naši organizaciji.

Vendar takšna lastna metodologija ne more izhajati iz le enega projekta. Kakorkoli se odločimo, velja, da je pri zahtevnejših projektih metodologija nujna in nam bistveno pomaga, a ne nadomesti našega dela in razmišljanja o točno določenem projektu, ki ga začenjamo. Ponuja nam strokovno oporo.

Ko smo določili obseg in cilje, se torej lotimo načrtovanja našega projekta in si pri tem pomagamo z metodologijo in izbranim programskim orodjem, ki jo podpira.

Mag. Tanja Kocjan Stjepanovič