Ljudje pravijo, da motivacija ne traja dolgo.
Tudi svežina po umivanju ne - zato pa se vsak dan umivamo.

(Zig Ziglar)

Tako. V prejšnjih prispevkih sem na grobo opisala, kako se lotimo, načrtujemo in izpeljemo projekt uspešno do konca. Lahko je pisati, boste rekli, ampak pri nas je situacija čisto drugačna. Verjemite, še kjerkoli sem se pogovarjala o projektnem vodenju, vsi so mi zatrjevali, da so drugačni kot drugi. Nimajo časa, da bi na dolgo načrtovali, nimajo ljudi, ki bi se posvetili projektnemu delu, okolje je bolj nestabilno, kot drugje, vodstvo nima razumevanja za postopke, pritiskajo le na rezultate, nimajo časa in podobno.

Vodenje projektov ni le slepo sledenje predpisanim metodologijam in proceduram. Seveda moramo pripravljati poročila o poteku dela na projektu, slikati diagrame višjemu vodstvu, pripravljati načrte in jih tedensko obnavljati. A medtem se stalno sprašujmo: »Zakaj to počnem?« in »Kako pomagam svoji organizaciji, če tako porabim svoj delovni čas?«. Če ne zelo hitro najdete odgovora, je z vašim pristopom nekaj narobe. Ne ignorirajte postopkov in procesov, a osredotočite se na pravi problem.

Pomembno pa je le to, da razumemo, da nam projektni način dela prinese boljše, natančneje napovedljive rezultate, uspešne in zadovoljne sodelavce, ki razumejo zakaj delajo in kaj bomo skupaj dosegli.

Veliko vlogo pri našem delu ima motivacija. Kot projektni vodja lahko zelo vplivam na motivacijo svojih sodelavcev: vzpodbudim njihovo željo po ustvarjanju, sami dajejo pobude za spremembe, dopolnitve, iščejo boljše rešitve, pripravljeni so učinkovito delati in kažejo zanimanje za rezultate.

Sami lahko močno vplivamo na to, kakšen bo njihov delovni dan. Kot projektni vodja imate moč, da vsak vplivate na njihovo motivacijo in moralo. Gradite jo s svojimi besedami, govorico telesa, izrazom na obrazu. Z izražanjem svojega mnenja vplivate na oblikovanje vrednot svojih sodelavcev. To, da jih cenite in upoštevate njihova mnenja, je zelo močan gradnik motivacije in morale. Po anketah sodeč je približno enako pomembno za zaposlene kot to, da imajo radi svoje delo, da imajo primerno plačo, priložnosti za dodatno izobraževanje in napredek in da čutijo, da so seznanjeni z zadnjimi novicami.

Motivacijo gradimo počasi in vztrajno. Saj ni tako težko, le vsak dan trenutek se moramo zavedati, da s svojimi dejanji in pristopi vplivajo na našo okolico. Pa res ni težko....

Pozitivno razpoloženje

Predstavljajte si vodjo, ki kar naprej misli, koliko dela in skrbi ima. V službo pride z dolgim, utrujenim obrazom. Govorica njegovega telesa kaže, da je preobremenjen in nesrečen. Giblje se počasi in osorno odgovarja vsem, ki sem mu približajo. Vsi bodo zelo hitro ugotovili, da se mu morajo izogniti, če si nočejo pokvariti dneva. Vaš prihod in začetek dneva ima na vaše sodelavce in njihovo motivacijo zelo velik vpliv. Dan začnite pozitivno in samozavestno. Ustvarite dobro vzdušje, pogovarjajte se s svojimi sodelavci o ciljih in pričakovanjih tega dne. Poskusite skupaj s sodelavci začeti dober dan.

Bodimo vljudni in direktni

Ste že opazili, da ljudje raje sodelujejo z nekaterimi projektnimi vodji, kot z drugimi. Neko gospo, ki je dolgo vodila ljudi in bila pri tem zelo uspešna in cenjena, sem se pogovarjala o tem, zakaj misli da so drugi radi sodelovali z njo in izpolnjevali pričakovanja. Povedala mi je, da je pomembno, da se naučiš ceniti sodelavce in jih imaš rad. Seveda ima vsak svoj način, kako jim pokaže. Eni gredo skupaj na pijačo, drugi gredo zraven na rekreacijo, spet tretji si s sodelavci delijo čokolado in posladke. Za vse pa velja, da je prav, da pokažemo, da spoštujemo sodelavce in jim zaupamo. Enostavne besede ali sporočila, kot so »hvala«, »prosim«, »to si dobro naredil« in podobne imajo velik učinek.

Prepričajte se, da ljudje razumejo, kaj pričakujete od njih

Natančno podajanje pričakovanj je pogosta pomanjkljivost nadrejenih. Mislili ste, da ste povedali, kakšne rezultate pričakujete, katere številke, katera poročila in kakšni so roki, a je sodelavec razumel pričakovanja drugače. Zdaj se oba počutita nelagodno. Potrudite se, da bodo vaša navodila kar se da nazorna in natančna.

Druga, podobna situacija je, ko se kakšne zahteve spremenijo sredi dneva ali projekta. Medtem, ko na hitro pojasnjujemo spremembe, pogosto pozabimo razložiti vzroke ali kontekst nove situacije. Prepričana sem, da vsak opravi svojo nalogo bolje, če razume, zakaj jo opravlja. V nasprotnem primeru dobijo člani projektne skupine vtis, da vodstvo pravzaprav ne ve, kaj hoče. To pa ni situacija, ki bi vzbujala zaupanje ali dvigovala moralo, kajne.

Prepričajte se, da so sodelavci dobro razumeli, kaj od njih pričakujete. Pojasnite jim cilje in razloge za spremembe. Povejte vse, kar veste o razlogih za spremembo, morda bodo našli še bolj smiselno rešitev.

Redno podajajte ocene dela

Vsakega zanima, kako dobro opravlja svoje delo. Povejte, če je projekt opravljen dobro, pa tudi to, da ste z rezultati razočarani. In to čimprej po opravljenem delu. Prepričana sem, da se bodo naslednjič, ko boste delali skupaj, potrudili, da boste z rezultati zadovoljni. Če je potrebno, se dogovorite za redne sestanke, kjer boste vrednotili povratne informacije. Boste videli, kako dobro deluje iskren pogovor.

Ljudje potrebujejo pozitivne in »ne tako pozitivne« posledice

Hkrati z rednimi ocenami dela, potrebujejo zaposleni tudi nagrade v priznanje dobremu delu. To je lahko le preprosto sporočilo s smiselno in individualno zahvalo in simboličnim darilcem, ki so ustvarila zelo pozitivno vzdušje.

Seveda pa je potreben tudi pravičen in dosleden sistem za tiste, ki ne dosegajo dogovorjenih ciljev. To uravnovesi situacijo in vpliva na motivacijo tistih, ki so naši najboljši sodelavci in naredijo največ. Če sistem zvodeni, bolj škodi kot koristi.

Morda vam diskretnost tega dela vzbuja pomisleke. Saj je upravičena, a le ko je popolnoma konsistentna. Vaši sodelavci morajo vedeti, kaj lahko pričakujejo od vas. V teh primerih pogosto velja: »Sram naj te bo, če si me ukanil enkrat; sram naj me bo, če si me ukanil dvakrat«.

Čudežev ni, je le disciplina

Ko sem bila še nadebudna slušateljica šole projektnega vodenja, sem vprašala predavatelja: »Kako motiviraš sodelavce?«. Pa me je zavrnil, da postavljam napačno vprašanje - to sicer ni bilo posebej motivirajoče. Vprašati bi morala, kako ustvarim delovno okolje, v katerem se sodelavci sami odločijo, da bodo motivirani za doseganje ciljev in izvajanje aktivnosti.

Na to pa znamo odgovoriti, kajne. Odgovor je, da vemo, kaj naj naredimo, saj razumemo, kaj motivira nas same. Le da nismo dovolj dosledni in disciplinirani, da bi to počeli stalno.

Vsi načini, kako povečamo stopnjo motivacije na doseganje skupnih ciljev so tako rekoč na dlani. Naš izziv je to, da jih vključimo v svoj način razmišljanja in uporabljamo dosledno - vsak dan.

Poskusite še kaj novega

Izrabite vse možnosti za šolanje in izobraževanje, ki jih imate na razpolago. Morda imate učitelje v organizaciji, morda lahko najamete koga, ki bi vam pomagal. Morda imate načrt šolanja v organizaciji - preučite ga. Če ga nimate, se dogovorite z odgovornimi, da bi ga vzpostavili. Možnost, da se lahko sproti izobražujete, bo vam in vašim sodelavcem omogočila stalno rast.

Najmanj, česar se morate naučiti je to, kako boste kot vodja projektne skupine

• nudili povratne informacije,
• delili pohvale in priznanja,
• zagotovili primeren red,
• dajali navodila,
• prepoznavali in sprejemali dobre nove sodelavce,
• delegirali naloge in aktivnosti,
• aktivno poslušali sodelavce,
• pisali zapise, sporočila, ocene,
• predstavljali,
• upravljali s časom,
• načrtovali, izvajali in nadzirali projekte,
• reševali probleme in spremljali implementacijo rešitev,
• se odločali,
• vodili sestanke,
• in gradili močne delovne skupine v pozitivnem delovnem okolju.

Se sprašujete, kaj ima to opraviti z motivacijo sodelavcev? Zelo veliko: kolikor bolje boste obvladali svoje delo, toliko več energije in časa boste imeli, da se boste posvetili ustvarjanju vzpodbudnega delovnega okolja. In v takem okolju boste skupaj s svojimi sodelavci ustvarili veliko novega.

Mag. Tanja Kocjan Stjepanovič