Who controls the past controls the future. Who controls the present controls the past.

George Orwell

Pa si poglejmo, kako bomo zagotovili, da bo projekt res tekel po dogovorjenem in potrjenem planu. Do sedaj ste s svojo projektno skupino premišljevali, kakšni so cilji projekta, tehtali, če je smiseln in izvedljiv, skrbno načrtovali vse aktivnost, jih povezali v mreže, ocenili njihovo trajanje, postavili mejnike, pripisali aktivnostim najprimernejše izvajalce, ki si jih lahko privoščite, razmislili o morebitnih tveganjih in kako se jim boste izognili. Skupaj ste pripravili vse potrebne dokumente in predstavili projekt vsem podpornikom. Rekli ste si »zdaj pa začnimo«, si morda privoščili celo sestanek z majhno zakusko ob uradnem začetku projekta. Pa se je začelo....

Kaj pa zdaj?

Vznemirjenje ob planiranju in postavljanju nečesa novega se je malo poleglo, lahko si oddahnemo. Pa se res lahko? Nikakor ne.

Stalno je treba namreč spremljati in nadzirati delo na projektu, kajti le tako lahko poskrbimo, da se načrtovani dogodki RES IZVEDEJO in nenačrtovani dogodki NE izvedejo.

Projektno okolje sestavljajo zunanji in notranji partnerji v projektu, višji menedžment, stranka, institucije in konkurenca. Pri vseh teh lahko pride do sprememb in vsaka sprememba lahko vpliva na naš projekt. Torej je res, da je edina stalnica v projektu sprememba in naša naloga je, da poskrbimo, da so vsi sodelujoči na to pripravljeni in da vedo, kako morajo na spremembe reagirati.

Projektni vodja ima pri izvajanju projekta različne naloge. Spet so raznolike, a vse pomembne. Izvedimo jih kar najbolj skrbno in temeljito, a ob tem ne pozabimo na to, da je naše pomembno delo tudi povezovanje in vzpodbujanje projektne skupine.

• Spremlja in dokumentira rezultate

Seveda to ne pomeni, da mora vse rezultate sam zapisati in urediti. Je pa njegova naloga, da poskrbi, da so rezultati pravi čas pripravljeni in da pomaga, če del projektne skupine, ki rezultat pripravlja, potrebuje pomoč. Poskrbi tudi za to, da je dokumentacija urejena, popolna in na svojem mestu, ne glede na to, kako je urejeno spremljanje projekta.

• Organizira in vodi sestanke

Za ritem projekta so zelo pomembni redni in pravilno razporejeni statusni sestanki. Človeška narava je pač takšna, da nas običajno vzpodbuja k temu, da največ naredimo pred naslednjim statusnim sestankom. Čim pogostejši so, tem živahneje teče projekt. Seveda, pa moramo poskrbeti, da so ti sestanki dobro pripravljeni in učinkoviti. Vsi prisotni morajo pravi čas dobiti dnevni red, da se lahko pripravijo, na sestanku ne izgubljajmo časa z iskanjem pravih dokumentov, preglednic, spletnih strani. Spoštujmo čas vseh, ki sedijo na sestanku, da se ne bodo obrnili v svoje nasprotje - izgubo časa. Namen statusnega sestanka je pregled napredka na projektu in posredovanje v primeru, da se na projektu kaj zatakne.

• Spremlja napredek, pregleduje izvajanje aktivnosti

Tipično vprašanje, ki ga projektni vodja zastavi na statusnem sestanku je, koliko aktivnosti, ki je v projektnem planu za to obdobje je že opravljeno. Pogosto je odgovor: »90%, samo še nekaj malenkosti manjka«, ali kaj zelo podobnega. Zadovoljni s podatkom, ga vpišemo v svojo evidenco. Naslednji teden na statusnem sestanku dobimo na isto vprašanje enak odgovor - spet manjka samo še malo. Na naš vprašujoč pogled, izvajalec odgovori nekaj v zvezi s soodvisnostmi z drugimi rezultati. Statusni sestanki niso namenjeni širokemu razglabljanju o problemih, zato hitro nadaljujemo. Naslednji teden se zgodba spet ponovi. Očitno je tistih »90%« ocenjenih zelo subjektivno in že v začetku niso bili realni. Da bi dobili bolj realno sliko o tem, kolikšen delež aktivnosti je opravljen, raje vprašajmo naslednje:

1. Kdaj bi se morala aktivnost začeti in kdaj končati?
2. Kakšna je bila izhodiščna obremenitev?
3. Kdaj se je delo v resnici začelo?
4. Koliko ur smo že delali na tej aktivnosti?
5. Koliko ur bomo še morali delati na tej aktivnosti?

Ko dobimo odgovore na ta vprašanja, bomo bolj realno vedeli, koliko dela je opravljenega in vpisali prave odstotke. S takšnim načinom spremljanja aktivnosti bomo izboljšali natančnost poročanja o projektu, ne glede na to, kakšno orodje uporabljamo. Bolj natančno bomo lahko ocenili konec projekta in se izognili ugibanju in subjektivnemu ocenjevanju statusa. Seveda je lahko tudi ocena, koliko dela potrebujemo do zaključka aktivnosti, subjektivna, a se prav gotovo iz tedna v teden bliža pravi vrednosti.

• Spremlja in vodi stroške projekta

Projektni vodja mora imeti nadzor in v vpogled vse stroške ki so direktno povezani s projektom. To pomeni, da moramo vedeti, koliko dela je bilo obračunanega na projektu (najprimernejši način za to so časovnice), kakšni so bili stroški strojne in programske opreme, potni stroški in podobno. Tako bomo lahko primerjali dejanske stroške z načrtovanimi in primerno in pravočasno reagirali pri odstopanjih. Na tak način pa smo si zagotovili aktualne informacije za poročila podpornikom projekta in višjemu vodstvu.

• Vodi in izvaja zahteve za spremembe

Zdaj že vsi člani projektne skupine razumejo, da so spremembe stalnica. Kljub temu jih na to spomnite in vzpodbudite k temu, da bodo zaupali v nadzor in uvajanje sprememb v projektu. Za to je pomembnih kar nekaj korakov.
Kot projektni vodja morate pokazati zaupanje v proces nadziranja in spremljanja sprememb. Če procedure še niste definirali in z njo seznanili vseh članov projektne skupine in podpornikov projekta, naredite to čimprej. Zelo je pomembno, da formalno vodite seznam sprememb in posledice, ki jih povzročijo v teku projekta. Vzpostavite tudi mehanizem za reševanje zahtev po spremembah. Če je potrebno, vključite v vrednotenje oziroma postavljanje prioritet sprememb tudi višje vodstvo in podpornike.
Poudarite pomen spremljanja sprememb in vzpodbujajte vse člane projektne skupine, da aktivno sodeluje in poroča o spremembah in njihovem statusu. Vsak potencialni vir spremembe ovrednotite.
O načinu nadziranja in spremljanja sprememb obvestite vse podpornike. Pomagali vam bodo, kjer je mogoče. Hkrati se bodo zavedali, da spremembe spremljate in resno vrednotite.
Spremembe lahko spremenijo obseg projekta, vendar se morate vedno zavedati, kateri so tisti cilji, ki se nikakor ne smejo premakniti ali spremeniti. O teh tudi podučite člane svoje projektne skupine. Na ta način boste v stalno spreminjajoč se projekt vnesli točke trdnosti in stabilnosti.
Ne bojte se eskalacij. Nerazrešen problem ali zahteva za spremembo lahko ustavi vaš projekt, kljub temu, da ste ga tako skrbno načrtovali. Zato bodite pri reševanju problemov vztrajni in pogumni, če je potrebno. Enako poskusite doseči tudi pri članih projektne skupine.

• Nadzoruje tveganja

Negotovost je velika grožnja projektnemu vodenju. Nepričakovani dogodki, ovire ali problemi lahko ogrozijo naše delo, ko najmanj pričakujemo. Na začetku sem zapisala, da je naloga projektnega vodje, da poskrbi, da se izognemo nenačrtovanim dogodkom v projektu. To pomeni, da skušamo kar najbolje predvideti tveganje, preden se zgodi. Ne moremo jih preprečiti, lahko pa poskrbimo, da so negativne posledice za obseg, trajanje, vrednost in kakovost projekta najmanjše. Sistematičen nadzor tveganja sestavlja več korakov: identifikacija tveganja, kakovostna analiza tveganja, kvantitativna analiza tveganja, načrtovanje odziva na tveganje, nadzor in spremljanje tveganja.

Za to, da lahko spoznamo (identificiramo) tveganja je najbolje, da razmislimo o vsaki aktivnosti, ki smo jo zapisali v projektnem planu. Vendar ni dovolj, da zapišemo morebitna tveganja in kaj bomo storili, če do takšne situacije pride. Se bomo problemu izognili, ga s primernimi ukrepi ublažili ali prenesli na druge. Enako ali še bolj pomembno je, da med tekom projekta preverjamo, če se nam takšna situacij približuje, ali smo že celo vstopili vanjo. Dobro je, da imamo za nekaj najbolj verjetnih tvegaj pripravljene načrte za obvladovanje. Zelo resno tveganje je na primer to, da iz kakršnegakoli razloga izgubimo ključnega nosilca ene aktivnosti v naši projektni skupini ali pri stranki. Odpovedo nam lahko nepogrešljive naprave ali pa programska oprema, s katero smo računali, ne deluje, kot smo pričakovali.
Nekaj tveganj se v vsakem projektu uresniči, zato jih moramo spremljati, da bomo lahko preprečili ali čimbolj zmanjšali škodo ki bi jo lahko povzročila.

• Zagotavlja kakovosti izvedbe

Za kakovost izvedbe poskrbimo z vzpodbujanjem uporabe procesov in standardov kakovosti. Zato kakovosti ne moremo pregledovati ali nadzirati ločeno - je del življenjskega cikla in vpeta v vse korake izvedbe projekta.

Če se bomo držali teh načel, je verjetnost, da bomo svoj projekt uspešno pripeljali do zaključka, zeloooo velika. Pri vseh teh nadzorih in pregledih pa nikar ne pozabimo na svojo osnovno vlogo - povezovanje projektne skupine z njenim okoljem pri ustvarjanju nečesa novega. Na začetku smo rekli: »Projekt je kombinacija del in nalog, ki rešijo problem in ustvarijo rešitev«. To naj nam bo vodilo tudi v teku izvedbe projekta.

Mag. Tanja Kocjan Stjepanovič